Dashboards – Den Alltag visualisieren

Ein Beispiel aus dem Compound Management

Geschrieben von Sabrina Leuenberger und Christian Zart

Zusammenfassung

Wie läuft der Alltag im Compound Management? Stimmt das Gefühl mit der Realität überein? Die Erfassung von Daten und deren Visualisierung in Dashboards kann neue Ansichten des Alltags bringen. Wie sieht es bezüglich Prozessen, Kommunikation und Monitoring aus? Mit Hilfe von Dashboards können wichtige Erkenntnisse im Compound Management gewonnen werden. Doch wie kommt man zu aussagekräftigen Dashboards? In diesem Artikel möchten wir die Herangehensweise vorstellen.

Das Compound Management

Das Compound Management (CM) verwaltet grosse Bibliotheken von chemischen Verbindungen (Compounds), in der Regel in Forschungseinrichtungen. Aufgabe des CM sind vor allem die Lagerung von Compounds und deren Bereitstellung in verschiedenen Formen oder Konzentrationen zur Unterstützung der Teams aus der Forschung. Insbesondere für Experimente und Screenings in der Arzneimittelforschung, der chemischen Biologie oder anderen wissenschaftlichen Bereichen ist ein einfacher und effizienter Zugriff auf eine grosse Vielfalt an verschiedenen Compounds essenziell. Um dies zu gewährleisten, benötigt es Prozesse, in welche oft verschiedene Abteilungen mit einbezogen werden.

Aus den Prozessen des Compound Managements resultieren viele Daten. Durch die Visualisierung dieser Daten in einem Dashboard kann die Effizienz der Prozesse und Workflows besser beurteilt werden, insbesondere können Bottlenecks erkannt werden.

Neben der Compound Management internen und abteilungsübergreifenden Prozessoptimierung leisten die Dashboards aber noch einen weiteren wertvollen Beitrag. Ein Dashboard liefert Auswertungen, Resultate und Statistiken für die Kommunikation mit den Beschäftigten in der Forschung oder dem Management.

wega konnte schon bei verschiedenen Projekten zur Erstellung aussagekräftiger Dashboards Unterstützung anbieten. Die Erfahrungen aus diesen Projekten möchten wir hier gerne mit Ihnen teilen.

Dashboards und KPIs

Dashboards sind nicht einfach nur eine visualisierte Statistik. Richtig aufgebaut können sie viel mehr. Die Charts und Tabellen können dynamisch gestaltet werden und mit verschiedenen Filteroptionen kann man tief in die Details einsteigen. So lassen sich verschiedene Daten-Ansichtsebenen gestalten.

Zudem können, basierend auf den gleichen Ausgangsdaten, KPIs für verschiedene Interessengruppen definiert und zugänglich gemacht werden.

Oftmals “weiss” man wo es im Prozess hakt oder es kommen Beschwerden, dass dieses oder jenes im Prozess nicht richtig funktioniert. Wir konnten in einigen Fällen aufgrund von Dashboards diese Annahmen bestätigen und mit Zahlen untermauern oder auch entkräften. Dafür können plötzlich andere Bereiche in den Fokus rücken die ein Optimierungspotential haben.

Wie kommt man zu aussagekräftigen Dashboards?

Am Anfang steht eine Business Analyse um den Prozess zu verstehen. Dazu gehört auch die Verfügbarkeit an zugehörigen Daten. Viele Fragen müssen beantwortet werden wie zum Beispiel:

  • Welche Daten werden pro Prozessabschnitt erhoben?
  • Welche Zeitstempel oder Audit Trail Einträge sind verfügbar?
  • Welche Zeitstempel sind am geeignetsten?
  • Wie ist die Datenlage, das heisst sind verlässliche Daten verfügbar? Welche Zeitberechnung zwischen welchen Zeitstempeln macht Sinn?
  • Gibt es eine Regel oder eine Logik um aus mehreren Zeitstempeln im jeweiligen Fall den richtigen auszuwählen?

Prozessvisualisierung

Die Beschreibung und Visualisierung des Prozessablaufs mit dazugehörigen und definierten Zeitstempeln hilft die Ziele des Dashboards und die KPIs festzulegen. Schon dies kann unseren Kunden einen Mehrwert bringen. Sich dem Prozess bewusst zu werden kann erste Hinweise darauf liefern, wie und wo er verbessert werden könnte.

Ein Beispiel für die Erstellung einer Logik: Bei den Zeitstempeln 2 bis 4 wird anhand einer Logik definiert, welcher dieser Zeitstempel in der Zeitberechnung verwendet wird. Damit ein Compound bestellt werden kann, muss diese registriert und physisch im Lager vorhanden sein. Danach wird daraus eine Standardlösung hergestellt, die dann bestellt werden kann. Es kommt vor, dass die Bestellung schon erstellt wird, bevor die Lösung verfügbar ist. Dann macht es Sinn die Zeitrechnung erst dann zu starten, wenn mit der Bearbeitung der Bestellung begonnen werden kann.

Oft macht es auch keinen Sinn den Zeitaufwand zwischen allen Zeitstempeln darzustellen. Das heisst von Zeitstempel 1 zu Zeitstempel 2, von Zeitstempel 2 zu Zeitstempel 3 etc... Es kann zum Beispiel interessanter sein die Zeit zwischen der Compound-Registrierung (Zeitstempel 1) und dem Start der ersten Bestellung (Zeitstempel 6) als KPI zu definieren.

Trotzdem sollten die anderen Zeitaufwände auch verfügbar sein, um bei Bedarf weiter in die Details eintauchen zu können.

Prozess Bestellungseingang bis Bereitstellung Compound

Abbildung 1: Prozess Bestellungseingang bis Bereitstellung Compound

Zusammenführen der benötigten Daten

Nach dem Definieren der gewünschten Daten werden diese im benötigten Format zusammengestellt. Dies kann einen grossen Teil des Projektes ausmachen, wenn zum Beispiel die Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen. Je nach Komplexität müssen die Daten in mehreren Stufen zusammengeführt werden. Das ist für jedes Projekt jeweils sehr individuell und hängt auch direkt mit der angewendeten Technologie beziehungsweise mit den verwendeten Systemen und Applikationen zusammen.

Schliesslich werden die bereitgestellten Daten visualisiert. Hierfür kann zum Beispiel Microsoft Power BI oder Tableau zum Einsatz kommen. Dabei ist es wichtig geeignete Diagrammtypen zu verwenden und diese nicht zu komplex zu gestalten. Nur so bleiben die Diagramme lesbar und aussagekräftig.

Dashboard – Visualisieren der Daten

Ein Beispiel aus der Praxis bei dem die Visualisierung mit dem Dashboard helfen konnte.

Ein typischer Workflow eines Compounds startet bei der Registrierung und endet bei Abschluss einer oder mehreren Analysen. Dazwischen gibt es viele Zwischenstationen wie man am Beispiel des visualisierten Workflows in Abbildung 1 sehen kann. Ein zentraler Teil ist die Bereitstellung des Compounds (Zeitstempel 6) nach Eingang einer Bestellung (Zeitstempel 5).

Der Zeitaufwand zwischen diesen beiden Zeitstempeln wurde in Kategorien eingeteilt:

  • < = 12h ( hellgrün )
  • > 12h - < = 24h ( dunkelgrün )
  • 24h - < = 48h ( gelb )
  • > 48h ( rot )

Dargestellt sind die Anzahl Bestellungen je Kategorie und Monat.

Links sieht man noch grosse gelbe und rote Balken, die für einen hohen Zeitaufwand stehen. Im Laufe der Monate wurde der Prozess optimiert, wodurch jetzt rechts die grünen Balken dominieren.

Zeitaufwand Bestellungseingang bis Bereitstellung Compound

Abbildung 2: Zeitaufwand Bestellungseingang bis Bereitstellung Compound

Dies ist eine mögliche Darstellung der zusammengetragenen Daten. Es bestehen weitere Möglichkeiten der Auswertungen. Zum Beispiel die Zeitschiene auf Tage oder Jahre umzustellen. Oder sich die Bestellungen hinter einem einzelnen roten Balken anzeigen zu lassen. Man kann auch neben dem Diagramm zusätzlich eine Tabelle mit ausgewählten Spalten darstellen. Viele Variationen sind verfügbar.

Erkenntnisse aus der Prozessanalyse und den Graphiken des Dashboards

Aus dem vorgestellten Projekt konnte sowohl unserer Kunde wie auch wir verschiedenste Erkenntnisse mitnehmen:

  • Eine Analyse des betroffenen Prozesses kann Unterschiede zwischen dem gelebten und dem ursprünglich angedachten Prozess deutlich machen.
  • Abgleich der gefühlten Bottlenecks mit realen Daten.
  • Es gibt Prozess-Schritte, welche mehr Zeit beanspruchen als gedacht. Zum Beispiel, der bestellte Compound wird von dem Compound Management bereitgestellt und steht zur Abholung bereit. Aus Sicht des CM ist der Prozess damit abgeschlossen. Der Compound wurde vom bestellenden Labor aber erst Tage später abgeholt. Aus Sicht des Laborteams startet ihr Prozess erst nachdem der Compound im Labor war. Wem wird jetzt die Wartezeit zugerechnet da diese natürlich Teil der Zeitmessung des Gesamtprozesses ist? Hier könnte ein Ansatz sein, um eventuell die Laborkapazität zu überprüfen.
  • Zeitweise Überschreitungen der durchschnittlichen Prozesszeiten konnten in Einklang gebracht werden mit grossen Mengen an neuen Compounds wie zum Beispiel dem Einkauf von Compound-Bibliotheken.
  • Mit Dashboards kann ein regelmässiges Monitoring durchgeführt werden. Dadurch können Trends erkannt und rechtzeitig Massnahmen getroffen werden.
  • Es sollten leicht lesbare Diagramme erstellt werden. Dies beinhaltet die Anzahl an Datenquellen und den Diagrammtyp. Dazu können wir Ihnen folgenden Artikel empfehlen: https://www.perceptualedge.com/articles/visual_business_intelligence/save_the_pies_for_dessert.pdf

Zum Schluss möchten wir unseren Kunden herzlich für die Zusammenarbeit danken. Die Projekte machten sehr viel Spass und sie ermöglichten es unsere Erfahrung einzubringen. Gleichzeitig konnten aber auch wir neue Erfahrungen sammeln und Erkenntnisse gewinnen. Denn es sollte nicht vergessen werden: Jedes Projekt ist individuell und einzigartig.