Tableaux de bord - Visualiser le quotidien

Un exemple du Compound Management

Écrit par Sabrina Leuenberger et Christian Zart

Résumé

Comment se passe le quotidien dans la gestion du compound ? Le ressenti correspond-il à la réalité ? La collecte de données et leur visualisation dans des tableaux de bord peuvent apporter de nouvelles vues du quotidien. Qu'en est-il des processus, de la communication et du suivi ? Les tableaux de bord permettent d'obtenir des informations importantes dans la gestion des composés. Mais comment obtenir des tableaux de bord pertinents ? Dans cet article, nous souhaitons présenter l'approche.

Le Compound Management

Le Compound Management (CM) gère de grandes bibliothèques de composés chimiques, généralement dans des instituts de recherche. Les tâches du CM consistent principalement à stocker ces composés chimiques et à les mettre à disposition sous différentes formes ou concentrations pour soutenir les équipes de recherche. Un accès simple et efficace à une grande variété de chimiques est essentiel, en particulier pour les expériences et le screening dans la recherche de médicaments, la biologie chimique ou d'autres domaines scientifiques. Pour garantir cela, il faut des processus qui normalement impliquent différents départements.

De nombreuses données résultent des processus du CM. En visualisant ces données dans un tableau de bord, il est possible de mieux évaluer l'efficacité des processus, et notamment d'identifier les goulots d'étranglement.

Au-delà de l'optimisation des processus internes à Compound Management et des processus interdépartementaux, les tableaux de bord apportent une autre contribution précieuse : ils fournissent des évaluations, des résultats et des statistiques pour la communication avec les personnes travaillant dans la recherche ou la direction.

wega a déjà pu offrir son soutien dans le cadre de différents projets de création de tableaux de bord pertinents. Nous souhaitons ici partager avec vous les expériences acquises dans le cadre de ces projets.

Tableaux de bord et KPI

Les tableaux de bord ne sont pas de simples statistiques visualisées. Bien conçus, ils peuvent faire beaucoup plus. Les graphiques et les tableaux peuvent être structurés de manière dynamique et différentes options de filtrage permettent d'aller plus loin dans les détails. Il est ainsi possible de concevoir différents niveaux d'affichage des données.

En outre, sur la base des mêmes données de départ, il est possible de définir et de rendre accessibles des indicateurs clés de performance pour différents groupes d'intérêt.

Souvent, on croit savoir où ça bloque dans le processus ou on reçoit des plaintes concernant un aspect qui ne fonctionne pas correctement. Dans certains cas, nous avons pu confirmer ces hypothèses sur la base de tableaux de bord et les étayer par des chiffres. Dans d'autres cas, des éléments qui présentent un potentiel d'optimisation inattendu peuvent soudainement apparaître au premier plan.

Comment obtenir des tableaux de bord pertinents ?

Tout commence par une business analyse pour comprendre le processus et les flux de travail. Cela implique également la disponibilité des données correspondantes. Pour cela il faut répondre à de nombreuses questions comme :

Quelles données sont collectées par étape du processus ?
Quels sont les horodatages ou les enregistrements Audit Trail disponibles ?
Quels sont les horodatages les plus appropriés ?
Quelle est la situation des données : Y'a-t-il des données fiables disponibles ? Quel calcul de temps est-il judicieux d'effectuer entre quels horodatages ?
Existe-t-il une règle ou une logique permettant de choisir le bon horodatage parmi plusieurs pour un cas précis ?

Visualisation des Processus

La description et la visualisation du déroulement du processus avec les horodatages correspondants aident à fixer les objectifs du tableau de bord et les Indicateur Clé de Performance (ICP). Cela peut déjà apporter une valeur ajoutée à nos clients. Prendre conscience du processus peut fournir les premières indications sur la manière dont il pourrait être amélioré.

Un exemple de création d'une logique : pour les horodatages 2 à 4, une logique permet de définir lequel de ces horodatages sera utilisé dans le calcul du temps. Pour qu'une substance puisse être commandé, elle doit être enregistré et physiquement présent dans l'entrepôt. Ensuite, on en fait une solution standard qui peut ensuite être commandée. Il arrive que la commande soit établie avant que la solution ne soit disponible. Il est alors judicieux de ne démarrer le calcul du temps qu'au moment où le traitement de la commande peut commencer.

Souvent, il n'est pas non plus judicieux de représenter le temps passé entre tous les horodatages. C'est-à-dire de l'horodatage 1 à l'horodatage 2, de l'horodatage 2 à l'horodatage 3, etc... Il peut être plus intéressant, par exemple, de définir comme ICP le temps écoulé entre l'enregistrement du compound (horodatage 1) et le début de la première commande (horodatage 6).

Néanmoins, les autres temps passés devraient également être disponibles afin de pouvoir aller plus loin dans les détails si nécessaire.

Figure 1 : Processus de la réception de la commande jusqu’à la mise à disposition de la substance

Rassembler les données nécessaires

Après avoir défini les données souhaitées, celles-ci sont rassemblées dans le format requis. Cela peut représenter une grande partie du projet, par exemple lorsque les données doivent être rassemblées à partir de différentes sources. Selon la complexité, les données doivent être rassemblées en plusieurs étapes. Cela est très individuel pour chaque projet et dépend aussi directement de la technologie utilisée ou des systèmes et applications utilisés.

Enfin, les données mises à disposition sont visualisées. Pour cela, on peut par exemple utiliser Microsoft Power BI ou Tableau. Il est important d'utiliser des types de diagrammes appropriés et de ne pas les rendre trop complexes. Ce n'est qu'ainsi que les diagrammes restent lisibles et pertinents.

Tableau de Bord – Visualisation des Données

Un exemple pratique pour lequel la visualisation avec le tableau de bord a pu aider.

Un flux de travail typique d'un composé commence à l'enregistrement et se termine à la fin d'une ou de plusieurs analyses. Entre les deux, il y a de nombreuses étapes intermédiaires, comme on peut le voir dans l'exemple du flux de travail visualisé dans la figure 1. Une partie centrale est la mise à disposition du compound (horodatage 6) après réception d'une commande (horodatage 5).

Le temps passé entre ces deux horodatages a été classé par catégories :

< = 12h ( vert clair )
> 12h - < = 24h ( vert foncé )
24h - < = 48h ( jaune )
> 48h ( rouge )

Le nombre de commandes par catégorie et par mois est représenté.

A gauche, on voit de grandes barres jaunes et rouges, qui représentent un investissement en temps important. Au fil des mois, le processus a été optimisé, ce qui fait que ce sont maintenant les barres vertes qui dominent à droite.

Figure 2 : Temps nécessaire à la réception de la commande jusqu'à la mise à disposition de la substance

Il s'agit d'une présentation possible des données recueillies. Il existe d'autres possibilités d'évaluation. Par exemple, changer la chronologie en jours ou en années. Ou afficher les commandes derrière une seule barre rouge. Il est également possible d'afficher en plus du diagramme un tableau avec des colonnes sélectionnées. De nombreuses variations sont disponibles.

Enseignements tirés de l’analyse des processus et des graphiques du tableau de bord

Le projet présenté a permis à notre client et à nous-mêmes de tirer les enseignements les plus divers :

Une analyse du processus concerné peut mettre en évidence des différences entre le processus vécu et le processus initialement envisagé.
Comparaison des goulets d'étranglement ressentis avec les données réelles.
Il y a des étapes de processus qui prennent plus de temps que prévu. Par exemple, la substance commandée est préparée par le Compound Management et mis à disposition pour être collecté. Du point de vue du CM, le processus est alors terminé. Mais le laboratoire qui a commandé la substance ne l'a récupéré que plusieurs jours plus tard. Du point de vue de l'équipe du laboratoire, le processus ne commence qu'après l'arrivée de la substance au laboratoire. A qui le temps d'attente est-il imputé, puisqu'il fait naturellement partie du chronométrage de l'ensemble du processus ? Il pourrait s'agir d'une approche permettant de vérifier éventuellement la capacité du laboratoire.
Des dépassements temporaires du temps de processus moyens a pu être concilié avec de grandes quantités de nouvelles substances, comme l'achat de bibliothèques de substances.
Les tableaux de bord sont un outil pour effectuer un suivi régulier. Cela permet d'identifier les tendances et de prendre des mesures à temps.
Il convient de créer des diagrammes faciles à lire. Cela inclut le nombre de sources de données et le type de diagramme. Pour cela, nous pouvons vous recommander l'article suivant :
https://www.perceptualedge.com/articles/visual_business_intelligence/save_the_pies_for_dessert.pdf

Pour finir, nous souhaitons remercier chaleureusement nos clients pour leur collaboration. Les projets ont été très agréables et nous ont permis de mettre à profit notre expérience. En même temps, nous avons pu acquérir de nouvelles expériences et connaissances. Car il ne faut pas l'oublier : Chaque projet est individuel et unique.